Оглавление

Как правильно написать деловое письмо с предложением о сотрудничестве

Время прочтения ≈ 9 минут

Любая сделка начинается с предложения о сотрудничестве, которое можно направить письмом. Это документ, в котором компания предлагает действующему или потенциальному партнеру или клиенту купить продукт или совместную работу над конкретным проектом. 

Чтобы добиться результата, важно правильно составить и оформить послание. Рассказываем, как написать предложение о сотрудничестве.

Кто составляет письмо

Основу письма разрабатывает маркетолог, который может выгодно преподнести предложение о сотрудничестве и описать преимущества товаров и услуг компании так, чтобы закрыть потребности и боли ЦА. 

Далее ему помогает секретарь: он оформляет послание в соответствии с требованиями этики делового общения и согласовывает текст и форму с руководителем.

Менеджеры по продажам могут помочь при составлении «горячего» письма — обращения к действующим партнерам или компаниям, с которыми у них был контакт. Например, личная встреча или телефонные переговоры, в ходе которых обсуждались условия сотрудничества, и клиент озвучил пожелания. Если нужно описать профессиональные тонкости или нюансы производства, к разработке текста предложения привлекают технических специалистов: инженеров, технологов, разработчиков и прочих.

Структура письма

Существует стандартная структура письма-обращения. Она включает пять элементов:

  • шапка;

  • приветствие;

  • заголовок;

  • оффер;

  • контакты.


При желании вы можете дополнить письмо инфографикой, таблицами и фотографиями.

Шапка. Разместите основные сведения о компании: официальное название, адрес, ФИО руководителя, ИНН, КПП и ОГРН. Это необходимо, чтобы потенциальный партнер навел о вас справки в открытых источниках и мог проверить, насколько честно и прозрачно вы ведете бизнес, были ли у вас судебные разбирательства, в качестве кого вы в них выступали.

Приветствие. Будьте вежливыми — поздоровайтесь с адресатом письма. Приветствие поможет задать дружелюбный тон и расположить читателя к себе. Если вы знаете, как зовут человека, обратитесь к нему по имени отчеству. Если вы отправляете письмо незнакомому адресату или делаете рассылку, используйте обезличенное приветствие — например: «Здравствуйте, коллеги!»

Заголовок. Часто компании ограничиваются сухой фразой «Предложение о сотрудничестве». Это неплохо, но если вы хотите удержать внимание адресата и заинтересовать его, сделайте начало более информативным. Например:

  • Укажите конкретные факты и цифры — «Наша система аналитики позволяет сэкономить до 30% рекламного бюджета».

  • Покажите, что знаете боли и потребности своих клиентов — «Предлагаем ПП торты, которые понравятся даже детям».

  • Упомяните целевую аудиторию — «Проводим творческие мастер-классы для мам в декрете».


По заголовку читатель должен понять, о чем письмо и какие выгоды вы предлагаете.

Оффер. Это основная часть письма, которая содержит УТП — уникальное торговое предложение. Чтобы удачно его составить, посмотрите на продукт глазами партнера или клиента. Подумайте, что может убедить его заключить с вами сделку. 

Допустим, вы производите детскую мебель. Расскажите, какие материалы вы используете, как проверяете качество и безопасность готовых изделий. Если вы хотите заключить договор на услуги логистики, укажите маршруты, сроки доставки, виды транспорта и ваши возможности по консолидации и хранению грузов. Чтобы повысить доверие, прикрепите ссылки на успешные кейсы, а также отзывы и официальные рекомендации действующих клиентов и партнеров.

Заранее отработайте наиболее вероятные возражения — разложите по полочкам моменты, которые могут вызвать недопонимание и недоверие у потенциального партнера.

Контакты. Укажите все доступные способы связи с вами: номер телефона, адрес электронной почты, ссылку на мессенджер, официальный сайт или аккаунт в социальной сети. Пусть клиент сам выберет удобный вариант.

Благодарность. Следуйте правилам делового этикета — поблагодарите читателя за внимание и потраченное время. Даже если письмо не приведет к сделке, вы расположите человека к себе, сделаете его более открытым и лояльным к получению других писем.



Правила оформления

На чье имя писать. В зависимости от того, кто принимает решение о сотрудничестве, адресуйте письмо ответственному специалисту, руководителю структурного подразделения, генеральному директору или собственнику компании. 

Формат. Обычно письмо с предложением о сотрудничестве оформляют на фирменном бланке. Не делайте шапку очень яркой, это будет отвлекать от чтения. Бумажный вариант распечатайте на листе А4. Для электронных писем используйте Google Docs — Word или Excel неудобно открывать со смартфона. Если вы планируете добавить инфографику и иллюстрации, выбирайте PDF-файл.

Объем. Оптимальный объем «холодного» письма — 1 лист, поскольку получатель вряд ли захочет изучать длинный текст, если впервые слышит о вашей компании. «Горячее» предложение может занимать и 2–3 листа: подробно опишите характеристики вашего продукта, условия сотрудничества, гарантии и выгоды потенциального партнера.

Сквозная аналитика MANGO OFFICE автоматически собирает данные из коллтрекинга, CRM-системы, веб-метрик и рекламных площадок, объединяя их в подробный отчет. Система позволяет детально изучить эффективность маркетинговых кампаний, а также оптимизировать бюджет на продвижение товаров и услуг.

Как избежать ошибок

Не пишите «в пустоту». Прежде чем писать письмо, ответьте на вопросы:

  • Кому вы пишете? 

  • Какие это люди? 

  • Что их может заинтересовать в вашем предложении?

  • Какие выгоды они получат от сотрудничества с вами?


Внимательно изучите ЦА, соберите сведения о потенциальных партнерах и их клиентах, узнайте, какие проблемы они испытывают и как вы можете их решить. Используйте эту информацию для разработки УТП.

Не нахваливайте себя. Безусловно, партнер должен знать, почему ему стоит сотрудничать именно с вами. Но избегайте самолюбования — не превращайте письмо в рассказ о ваших бизнес-успехах. Используйте язык выгоды. 

Сравните:

Мы 10 раз выигрывали конкурс «Лучшая булочная Саратова»! 

и

Не забывайте о ценностях и болях адресата. Сделайте акцент на тех характеристиках продукта, которые точно и, желательно, в короткие сроки принесут пользу. Не забывайте, что у каждой компании свои ценности и критерии выбора партнера: одни хотят сократить сроки поставок сырья, другие — увеличить объем продаж, третьи — вырастить прибыль и при этом сэкономить на производстве.

Не пишите сложным языком. Витиеватые обороты отягощают текст. Читатель не захочет вчитываться в пространные предложения, стараясь дойти до сути. Такие письма удаляют, а о предложении забывают. Пишите лаконично — разбивайте сложные предложения на простые, не перегружайте текст профессиональными терминами.

Не допускайте грамматических ошибок. Часто опечатки и ошибки — показатель невнимательности автора. Если вы не хотите испортить впечатление, покажите письмо корректору. Он внимательно вычитает текст и исправит недочеты.

Не используйте юмор. Ваша цель — убедить партнера в качестве вашего продукта и пользе от отношений с вами, поэтому в письмо с предложением о сотрудничестве шутки добавлять неуместно. 

Образец предложения о сотрудничестве

Представляем пример, как составить и оформить письмо с предложением о сотрудничестве.

Частная спортивная школа «Зевс» 

Адрес: 123456, г. Пермь, 2-й Кольцевой проезд, д.2,

ИНН 9887654321, 

КПП 556677889, 

ОКПО 11223344, 

ОГРН 1234567898765

­­­­­Директору ООО «Медиа-ЮГ»  

Петрову А. А. 

Предложение о сотрудничестве

Здравствуйте, Алексей Андреевич!

В частной спортивной школе «Зевс»  открылась новая секция волейбола для детей и взрослых. Сейчас у нас открыта запись в 4 группы по 10 человек в четырех возрастных категориях: 7–10 лет, 11–15 лет, 15–18 лет и от 18 лет. Мы закупили инвентарь, пригласили профессиональных тренеров из числа бывших и действующих спортсменов, разработали программу тренировок.

Приглашаем Вас принять участие в развитии секции и помочь организовать открытые городские соревнования. Это позволит повысить мотивацию воспитанников и оценить выполнение программы.

Мы обязуемся:

  • предоставить квалифицированных тренеров;

  • закупить необходимый спортивный инвентарь;

  • использовать логотип Вашей компании на форме воспитанников.


От Вас ожидаем:

  • поиск и оплату аренды спортивного комплекса;

  • рекламу предстоящих игр.


Если Вас заинтересовало предложение, свяжитесь с нами по телефону 8-153-4-55-66 или отправьте ответное письмо на электронный адрес 

С уважением, Федоров С.Т.

Как отправлять письмо

Традиционный способ — выслать заказное письмо с уведомлением на официальный адрес компании. Доставка занимает несколько дней, и отправление точно дойдет до адресата.

Если вы не хотите ждать, отправьте письмо по электронной почте. Чтобы оно не потерялось в папке «Спам», предупредите адресата об отправленном предложении по телефону и попросите сообщить вам о его получении.

Если у вас уже налажен контакт с клиентом, напишите ему в мессенджере. Например, в Телеграме. Так вы сами увидите, что человек открыл сообщение, и сможете в онлайн-режиме обсудить детали или ответить на вопросы.

Что важно запомнить

  • Деловое письмо с предложением о сотрудничестве — это документ, в котором компания предлагает действующему или потенциальному партнеру совместную работу над конкретным проектом или покупку продукта.

  • В его составлении участвуют маркетологи, менеджеры по продажам, технические специалисты и секретарь. Текст согласовывает руководитель компании.

  • Структура письма состоит из шапки, приветствия, заголовка, оффера и блока с контактной информацией. Текст можно разбавить инфографикой, фотографиями, таблицами.

  • Составляйте письмо в официально-деловом стиле, без витиеватых оборотов, шуток, панибратства и разговорной лексики.

  • Предложение о сотрудничестве отправляйте Почтой России, по электронной почте или в мессенджере.




Получайте материалы для роста метрик и прибыли

Выбираем и присылаем статьи и видео, которые можно применить сразу


Энциклопедия маркетолога CRM маркетинг Аналитика Веб-аналитика Веб-разработка Контекстная реклама Google Adwords (ADS) Яндекс Директ Контент-маркетинг Мессенджеры Основы Поисковая оптимизация, продвижение сайтов (SEO) Продажи Таргетированная реклама Телефония для маркетологов
Диаграмма Ганта: что это такое и как ее составить
Что такое диаграмма Ганта, для чего нужна, в каких сферах применяется. Плюсы и минусы использования. Как и где можно построить график: пошаговая инструкция и подборка сервисов
Что такое система управления продажами, как ее выстроить и внедрить
Управление продажами: что это, цели, элементы, методы, принципы. Разработка и внедрение системы: пошаговая инструкция. Ошибки реализации. Подборка книг об управлении продажами

Оглавление

Облачная телефония для организации продаж, обслуживания и связи внутри бизнеса.
Подробнее
Профессиональное облачное бизнес-приложение для управления и обработки обращений клиентов.
Подробнее
Профессиональный инструмент для оценки эффективности рекламы и ее конверсии в сделки.
Подробнее
Ни один клиент не услышит «занято», а у вас всегда будет возможность принять заказ. Подключение многоканального номера обходится значительно дешевле, чем несколько одноканальных.
Подробнее

Истории наших клиентов

ABC FARBEN
Как компания MANGO OFFICE организовала переход на удаленку промышленной корпорации за два дня
Виртуальная АТС Виджеты для сайта Контакт-центр
Mario Berluchi

Как с помощью речевой аналитики магазин выявил предпочтения клиентов и увеличил доходы

Речевая аналитика Виртуальная АТС
«Фореста» Фестиваль Парк
Как мы выстроили эффективную систему продаж в отелях через современные IT-интеграции
Виртуальная АТС Коллтрекинг Контакт-центр Mango Talker